Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8»: передача фотографий документов на распознавание из мобильных приложений

Как это работает

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД) встроен непосредственно в программы 1С. Он позволяет автоматически создавать учётные документы по их сканам, фотографиям или цифровым копиям. Загрузить изображения можно не только с компьютера, но и прямо из мобильного приложения «1С:Сканер документов». Достаточно сфотографировать первичный документ и сразу отправить его на распознавание — в рабочее место 1С:РПД он попадёт уже в обработанном виде.

Сервис распознаёт большинство типовых документов: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты и универсальные передаточные документы (УПД). Кроме того, с версии 3.0.143 добавлена возможность загружать и распознавать кассовые чеки. Их данные автоматически становятся доступны для заполнения авансовых отчётов, путевых листов и расходов предпринимателя.

Пошаговая инструкция по настройке

Чтобы начать работу, необходимо выполнить несколько простых шагов.

1. Включите сервис в программе

Перейдите в раздел «Администрирование» и откройте ссылку «Настройки распознавания документов». В открывшейся форме установите флажок «Использовать распознавание документов». Если вы работаете в простом интерфейсе, путь будет таким: «Настройки» — «Ещё» — «Другие настройки» — «Администрирование» — «Настройки распознавания документов».

2. Подключите сервис и пополните баланс

Авторизуйтесь на Портале 1С:ИТС, используя свою учётную запись. Первые 250 страниц распознавания предоставляются бесплатно. Если этого объёма недостаточно, можно приобрести дополнительный пакет.

3. Добавьте мобильного пользователя

В рабочем месте «Распознавание документов» нажмите на жёлтую кнопку «Мобильные приложения», затем — на «Добавить». Укажите наименование пользователя. Из этой же формы скопируйте ключ пользователя или QR-код и отправьте его сотруднику или контрагенту, который будет отправлять документы.

Мобильному пользователю нужно скачать приложение «1С:Сканер документов» из официального магазина приложений (App Store для iOS или Google Play для Android). При регистрации в приложении на шаге 3 следует считать полученный QR-код.

Теперь документы, сфотографированные через мобильное приложение, будут автоматически попадать в вашу базу 1С уже распознанными с указанием автора-отправителя. Доступ к самой базе 1С предоставлять не нужно — это гарантирует безопасность данных.

Кому это будет полезно

Новая функция будет полезна в нескольких типовых ситуациях. Сам бухгалтер может использовать мобильное приложение как замену стационарному сканеру. Сотрудники могут отправлять документы из командировок и с удалённых объектов напрямую в учётную систему, минуя бухгалтерию[reference:14]. Наконец, контрагенты смогут передавать закрывающие документы, не имея доступа к вашей базе, что ускоряет взаиморасчёты.

Преимущества для бизнеса

Автоматическое распознавание в несколько раз ускоряет ввод первичной документации. Бухгалтер тратит время только на проверку уже заполненных данных, что снижает риск ошибок и освобождает ресурсы для более важных задач. Компания получает оперативную информацию, так как документы поступают в систему в день их создания, а сотрудники избавляются от рутины.

Сервис также умеет самостоятельно сопоставлять поставщиков, покупателей и номенклатуру с информацией, которая уже есть в программе. Он запоминает ваши выборы, и в следующий раз подстановка произойдёт автоматически. Кроме того, сервис проверяет корректность сумм и предупреждает, если такой документ уже загружался ранее.

Важно: Сервис доступен зарегистрированным пользователям Портала 1С:ИТС. Распознавание поддерживает форматы JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF (включая многостраничные), MS Word, MS Excel и архивы ZIP.

По всем вопросам настройки и использования сервиса обращайтесь к нашему менеджеру по телефону: +7 (964) 904-61-69.