Оформление перевода сотрудников на удаленную работу, возможности 1С
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПЕРЕВОДА НА УДАЛЕННЫЙ РЕЖИМ РАБОТЫ
В случае если организация решила перевести своих сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам требуется заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.
"Дистанционная работа" - это выполнение работником установленных должностных обязанностей вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Основной тонкостью такого вида работы является то, что все вся она происходит через интернет. Кроме того, при удаленной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции. Если с работником заключен стандартный трудовой договор, то к нему нужно оформить доп.соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Такой период может быть обозначен либо вполне конкретно указанным сроком, либо событием, которое должно наступить, например, «до окончания карантина в городе или стране».
Однако обращаем Ваше внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. На время действия этого акта можно оформить дополнительное соглашение о дистанционной работе.
При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ. О чем прямо говорит Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.
Трудовой кодекс РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу.
После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе. Примерная форма заявления:
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов. Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации. Новость о такой возможности открывается на экране при очередном включении программы.
МОЖНО ЛИ ОТКАЗАТЬ СОТРУДНИКУ В ПЕРЕВОДЕ НА «УДАЛЕНКУ»
Условие о том, что работа является дистанционной, включается в трудовой договор с работником (ст. 57, 312.2 ТК РФ). Трудовой договор - это соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ).
Получается, что включать в трудовой договор условие о том, что работа является дистанционной, нужно, только при условия согласия с этим не только работодателя, но и работника. Если же работодатель не считает нужным или возможным переход сотрудника на удаленную работу, он может не подписывать такое соглашение. Сотрудник в праве оформить заявление на предоставление ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. Если ежегодный отпуск на этот период запланирован графиком отпусков, то его необходимо предоставить. Если в графике запланированного отпуска нет, то его предоставление - это право, а не обязанность работодателя. Что касается отпуска за свой счет, то в такой ситуации работодатель также не обязан его предоставлять, но может это сделать по письменному заявлению сотрудника.
ОСОБЕННОСТИ ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ
Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (в том числе расходов на связь и интернет) определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
При переводе сотрудников на дистанционную работу нужно не забыть правильно обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих комм.тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступе к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.
Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.
